Consultoría en Gestión Institucional
Revisamos y rediseñamos los documentos de gestión y los procesos internos de la entidad para que la estructura formal coincida con cómo se trabaja realmente.
¿De qué se trata este servicio?
Los documentos de gestión —ROF, MPP, CPE, TUPA— definen quién hace qué dentro de una entidad. Cuando están desactualizados la consecuencia no es formal sino operativa: áreas que asumen funciones que no les corresponden, trámites que rebotan entre oficinas y procedimientos que el ciudadano no puede completar porque el TUPA exige requisitos que ya no existen.
El punto de partida siempre es el mismo: comparar lo que dice el documento con lo que ocurre en la práctica. Esa brecha es el diagnóstico. A partir de ahí se decide qué se actualiza en el papel y qué se corrige en el proceso.
Trabajamos también la gestión por procesos y el control interno, que son las dos herramientas que sostienen la mejora en el tiempo: la primera ordena cómo fluye el trabajo entre áreas; la segunda instala los controles que evitan que los errores se repitan.
¿Para quién es?
- Entidades con documentos de gestión desactualizados
- Entidades en proceso de reorganización o cambio de estructura
- Áreas que enfrentan observaciones recurrentes de control
- Empresas privadas que buscan formalizar y ordenar sus procesos
Conceptos clave
Los términos que aparecen una y otra vez en este servicio, explicados sin tecnicismos innecesarios.
- ROF
- Reglamento de Organización y Funciones. Define la estructura orgánica de la entidad y las funciones de cada unidad. Es la base sobre la que se construyen los demás documentos de gestión.
- MPP y CPE
- Manual de Perfiles de Puestos y Cuadro de Puestos de la Entidad. El primero describe qué hace y qué requiere cada puesto; el segundo, cuántos puestos existen y cómo se financian.
- TUPA
- Texto Único de Procedimientos Administrativos. Lista todos los trámites que la entidad ofrece al ciudadano, con requisitos, plazos y costos. Es el documento con impacto más directo en la atención al público.
- Gestión por procesos
- Enfoque que organiza el trabajo por el flujo que sigue un servicio de principio a fin, en lugar de por áreas aisladas. Hace visibles los cuellos de botella y las duplicidades.
- Mapa de procesos
- Representación de los procesos estratégicos, operativos y de soporte de la entidad, y de cómo se relacionan entre sí. Es el punto de partida de cualquier rediseño.
- Control interno
- Conjunto de políticas y controles que la entidad instala para asegurar que sus operaciones sean eficientes, confiables y conformes a norma. No es tarea del órgano de control: es responsabilidad de la propia gestión.
- Simplificación administrativa
- Eliminación de requisitos y pasos que no agregan valor. Su medida de éxito es concreta: menos días y menos documentos para el ciudadano.
Cómo trabajamos
Un encargo típico recorre estas etapas. El alcance exacto se define con usted antes de empezar.
- 1
Levantamiento
Entrevistamos a las áreas y documentamos cómo se ejecuta hoy cada proceso, no cómo debería ejecutarse según el manual.
- 2
Diagnóstico
Contrastamos práctica contra norma y priorizamos las brechas por impacto en el servicio y por riesgo de observación.
- 3
Rediseño
Elaboramos los documentos actualizados y las propuestas de mejora, validándolas con las áreas que van a aplicarlas.
- 4
Implementación
Acompañamos la aprobación formal, capacitamos al personal y dejamos definidos los indicadores para medir el resultado.
Qué recibe usted
Los productos concretos con los que cierra el encargo.
- Diagnóstico de brechas entre los documentos de gestión y la operación real
- ROF, MPP, CPE y TUPA actualizados y sustentados
- Mapa de procesos y fichas de los procesos priorizados
- Propuesta de simplificación con impacto estimado en plazos y requisitos
- Plan de implementación del control interno
- Capacitación al personal en los procedimientos rediseñados
Otros servicios del estudio
Cada uno tiene su propia ficha con los conceptos, la metodología y los entregables.
- 01
Asesoría Contable, Financiera y Presupuestal
Ordenamos la información contable, financiera y presupuestal de su entidad para que las decisiones se tomen sobre datos confiables y el cumplimiento normativo deje de ser una urgencia.
Ver ficha técnica - 02
Gestión Pública y Planeamiento Institucional
Elaboramos los instrumentos de planeamiento —PDLC, PEI y POI— articulados entre sí y con el presupuesto, para que el plan deje de ser un documento de archivo y ordene realmente la gestión.
Ver ficha técnica - 03
Inventarios y Gestión Patrimonial
Ejecutamos el inventario físico de sus bienes y lo conciliamos con la contabilidad, para que el patrimonio registrado coincida con el que realmente existe.
Ver ficha técnica - 04
Proyectos de Inversión y Estudios Técnicos
Formulamos los estudios que un proyecto necesita para declararse viable y ejecutarse: fichas técnicas, perfiles y expedientes técnicos dentro del ciclo de inversión.
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